Soumission des fax

Comme pour les messagerie SMTP, la fonction mémo suffit pour émettre et recevoir les fax. Une base est cependant à la disposition des utilisateurs ayant besoin de fonctions d'envoi de fax plus avancées :

• Choix de la page de garde.
• Choix de la priorité.
• Planification de l'envoi.
• Insertion d'une signature graphique.
• Sélection des numéro de télécopie dans les carnets d'adresse.
• Utilisation de modèles.

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Suivi des fax

Une autre base permet aux utilisateurs de suivre en temps réel le traitement de leurs fax. Elle permet également d'intervenir sur ceux-ci :

• Validation d'un fax après l'avoir visualisé.
• Arrêt avant ou pendant l'envoi.
• Changement de priorité.
• Renvoi d'un fax au même numéro.
• Renvoi d'un fax à un numéro différent.

Les administrateurs voient tous les fax alors que les utilisateurs n'ont accès qu'à ceux qu'ils ont émis.

 

 

Elle permet également d'accéder au rapport de traitement complet et de visualiser l'image du fax tel qu'il réellement été envoyé (page de garde avec variables et pièces jointes).

 

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Réception des fax

Comme pour les messageries SMTP, des numéros de fax particuliers (SDA) peuvent être alloués à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateur. Dans ce cas, les fax qui leur sont destinés sont envoyés dans leur courrier sous forme de mémo avec le fax en format TIFF ou PDF au choix en pièce jointe.

Ce mode de fonctionnement peut ne pas être approprié lorsque les fax sont destinés à un service et doivent être immédiatement traités par les personnes présentes.

Afin de remédier à ce problème, CVM-Connect intègre un modèle de base de réception de fax. Il suffit de créer une base à partir de ce modèle pour chaque service concerné (commercial, administratif, financier, support, etc..). La gestion des droits sur la base par Lotus Notes permet de n'autoriser l'accès aux fax qu'aux personnes concernées. Quand un nouveau fax arrive dans une base, les personnes du service reçoivent instantanément un mémo les en informant un lien sur le document contenant le fax. Un simple clic permet d'ouvrir la base de réception fax et de le visualiser. Seul le premier utilisateur y accédant sera autorisé à le traiter. Les autres seront informés qu'ils pourront uniquement le consulter tant que le premier ne l'aura pas refermé.

De nombreuses fonctionnalités sont apportées par cette base :

• Une fois que le numéro de l'émetteur a été qualifié, c'est son nom qui apparait dans la liste des fax au lieu de ce numéro.
• Visualisation du fax directement dans le client Notes avec zoom et rotation.
• Annotation et insertion de cachets

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